[ハッカソン開催ガイド] 4. 会場チェック&持ち物リスト

(写真:インターナショナルオープンデータデイ2013 青森会場)
インターナショナルオープンデータデイ開催にあたって、ハッカソンやアイデアソンなど、イベント開催に役立つノウハウを更新します。


道のりをまとめて写真とメモに

イベントの会場が決まったら、会場までの道のりをまとめておきましょう。

  • 最寄り駅
  • 最寄り駅までの時間、目印となる建物
  • 駐車場の有無

写真を目印となる建物や、門や入り口などを写真に撮って、参加者グループに投稿しておくと良いでしょう。
また、イベントは一日長丁場です。近くのコンビニ・スーパーなどの場所チェックして、併せてお知らせしましょう。

立て看板・張り紙

会場が大学のキャンパスだったり、多目的ホールの場合、参加者が敷地や建物に入ってから会場まで迷ってしまうことが多くあります。イベントページに「Aキャンパス B棟 C101」と書いてあり、主催者は良く知っている場所でも、初めての人はキャンパス内の地図などを見たり、警備員に聞いたりしないと辿りつけないことも。

敷地内の入り口から、要所々々に立て看板や張り紙をして、参加者が迷わず会場に辿りつけるようにしましょう。
看板には、会場への案内だけでなく、主催者の連絡先も記載しましょう。

会場内の確認チェックリスト

  • 電源の位置、小口数の把握
  • プロジェクターの動作状況(解像度も)
  • Wifi
  • 飲食の可否
  • 作業用のテーブル・デスク
  • 軽食・飲食用のテーブル
  • 受付テーブル

以上が確認できたら一安心です。もし、施設内にソファーやラウンジエリアが併設されている場合、使えるかどうか事前に確認しておきましょう。「議論できる場所」「集中して作業できる場所」「息抜きできる場所」が用意されていると、イベント全体の生産性や満足度が上がります。

あってよかった持ち物リスト

当日、何が起こるか分からないのがイベントです。Peatix Blogでは、「あってよかった小物リスト」を紹介しています。許可を得てこの記事にも使えそうな項目を掲載します。

  • 養生テープ
  • 床に伸びているケーブルを固定したり、案内の紙を壁に貼るのに重宝します。ガムテープでも良いですが、透明な養生テープは目立たず、イベント終了後に簡単に剥がすことができます。例:オカモト 養生用PEクロステープ

  • ビニールテープ
  • 展示物を貼り付けたり、ちょっとした修理に使えます。ビデオカメラの三脚を忘れたとき、壁やテーブルにカメラを固定するのにも使えます。

  • USBメモリ
  • プレゼンテーションや、発表資料を登壇者から受け取るのに使います。前もってメール等でファイルを受け取っていても、当日何かの変更があるかも知れません。汎用性の高いMS-DOS(FAT)形式でフォーマットしたものを用意しておきましょう。

  • A4/A3のコピー用紙
  • 真っ白い紙を数枚ずつ用意しておくと、会場の案内板や、進行用の「カンペ」(「残り3分」などと書いて、登壇者に見せる)、登壇者のネームプレートや、受付のイレギュラー処理用のメモなどに使えます。

  • 太字の油性ペン
  • 案内を書くためのに使える他、懇親会のときに、自分の飲み物に名前を書いてもらうときも重宝します。

  • 延長コード
  • プロジェクター、PCの他、携帯を充電するためにも使えます。少し長めのものを2〜3本持っておくと安心です。

  • USB充電器&携帯充電コード
  • コンセントに挿し込み、USBで電源を取り出せるアダプタです。携帯やWifiルータなどを充電するときに使います。多くの人が持っているiPhone用のケーブルや、コンビニなどで買うことができる汎用充電コードも併せて持参すると、充電が切れたスタッフにとても感謝されます。

  • 色のついた大きめの付箋数種類
  • ストラップに貼り付けてネームカード代わりに使用したり、チーム分けの目印などに使えます。受付でのメモや、ワークショップのアイデア出しにも活用できます。

  • クリアファイル
  • 配布物を一時的にまとめたり、当日決済の現金や、受付で集めた名刺を整理するためにも使えます。

  • 領収書
  • 参加費を払うイベントで必ず発生するのが、領収書発行依頼。当日いきなりリクエストされることもしばしばなので、受付に1冊は準備しておきましょう。

また、我々は Mac ユーザーなのですが、プロジェクターの変換ケーブルが無いとギリギリで慌てます。登壇者がいらっしゃるイベントでは、主催者側で1つ持っておくと、当日慌てる事が少なくてすむかもしれません。

(出典:Peatix Blog 窮地からの脱出!イベント当日持ってて良かった小物リスト10)

text: 庄司望
協力:Peatix

[ハッカソン運営ガイド2014]
1. テーマを決めよう
2. イベントを告知・集客しよう
3. 事前に共有しよう&使えそうな技術や資料
4. 会場チェック&持ち物リスト
5. 運営しよう&共有しよう

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